Condiciones del Servicio de Importación de Datos

El presente documento regula las condiciones específicas aplicables al servicio de importación de datos ofrecido por PROCLINICA a sus clientes con carácter previo o simultáneo al inicio del uso de la Plataforma. Este documento tiene carácter complementario a los Términos y Condiciones del Servicio PROCLINICA y al Contrato de Encargado del Tratamiento que los integra, siendo de aplicación específica para todo lo relativo al servicio de importación de datos. En caso de contradicción entre el presente documento y los Términos y Condiciones del Servicio únicamente en lo relativo al servicio de importación, prevalecerá lo dispuesto en el presente documento.

1. Identificación del prestador

2. Objeto del servicio

El servicio de importación de datos consiste en el volcado, adaptación e integración en la Plataforma PROCLINICA de la información preexistente del Cliente procedente de otros sistemas de gestión clínica, bases de datos, hojas de cálculo u otros soportes digitales, con el fin de que el Cliente pueda iniciar el uso de la Plataforma con su historial de datos ya disponible.

El servicio puede comprender la importación de las siguientes categorías de datos, en función de lo solicitado por el Cliente:

• Datos de pacientes: identificación, datos de contacto y datos demográficos.
• Historiales clínicos: diagnósticos, tratamientos, evoluciones y documentos clínicos asociados.
• Citas y agenda: historial de citas pasadas y futuras.
• Bonos y planes de tratamiento.
• Información fiscal y económica: facturas emitidas, cobros registrados y presupuestos.

La importación de datos se realizará exclusivamente sobre los datos que el Cliente facilite expresamente a PROCLINICA a tal efecto, sin que PROCLINICA acceda a ningún sistema externo del Cliente ni a ningún otro dato no facilitado voluntariamente por el mismo.

3. Tarifas y condiciones económicas

Las tarifas aplicables al servicio de importación de datos son las siguientes, en función del tipo de información a importar y del formato en que se faciliten los datos:

Las tarifas indicadas corresponden a cada proceso de importación solicitado. En caso de que el Cliente solicite la importación de varias categorías de datos en el mismo proceso, las tarifas se acumularán según las tipologías aplicables. Los importes serán facturados conforme al sistema VeriFactu (AEAT) y, cuando proceda, TicketBAI. El inicio del proceso de importación quedará condicionado, en su caso, al pago previo de la tarifa aplicable.

La tarifa adicional aplicable a los formatos de base de datos SQL y a la información fiscal refleja el mayor tiempo de trabajo técnico y la mayor complejidad y sensibilidad del proceso de adaptación y verificación de los datos.

4. Plazo de ejecución

El plazo habitual para la realización del volcado e importación de los datos en la Plataforma es de entre 3 y 7 días laborables, contados desde la fecha en que el Cliente facilite a PROCLINICA la totalidad de los ficheros necesarios a través del canal seguro habilitado a tal efecto, en el formato requerido y sin incidencias.

Dicho plazo podrá variar en función de los siguientes factores:

• El volumen total de registros a importar.
• La complejidad y calidad de los datos facilitados por el Cliente (datos incompletos, inconsistentes o en formatos no estándar pueden requerir trabajo adicional de limpieza y adaptación).
• El número de categorías de datos a importar de forma simultánea.
• La carga de trabajo del equipo técnico de PROCLINICA en el momento de la solicitud.

PROCLINICA comunicará al Cliente, una vez recibidos los ficheros, una estimación del plazo concreto de ejecución en función del volumen y complejidad de la información recibida. En caso de que durante el proceso se detecten incidencias que afecten al plazo estimado, PROCLINICA lo comunicará al Cliente sin demora indebida.

5. Canal seguro de transmisión de ficheros

Dado que los ficheros de importación pueden contener datos de categoría especial conforme al artículo 9 del RGPD (en particular, datos de salud de pacientes), su transmisión requiere el uso de canales que garanticen el cifrado de la información en tránsito y el control de acceso a los ficheros.

Canal autorizado

La transmisión de los ficheros de importación deberá realizarse exclusivamente a través del enlace de subida seguro que PROCLINICA facilitará al Cliente en el momento de confirmar la solicitud del servicio. Dicho canal garantiza el cifrado extremo a extremo de los ficheros transmitidos y el acceso restringido a los mismos.

Canales expresamente prohibidos

Queda expresamente prohibida la remisión de ficheros con datos personales —independientemente de su volumen o contenido— a través de los siguientes canales, por no ofrecer las garantías de seguridad exigibles para el tratamiento de datos de categoría especial:

• Correo electrónico ordinario (incluyendo los correos corporativos de PROCLINICA info@proclinica.es y privacidad@proclinica.es), salvo que el envío se realice con cifrado extremo a extremo y previo acuerdo expreso con PROCLINICA.
• Aplicaciones de mensajería instantánea, incluyendo WhatsApp, Telegram u otras plataformas similares, con independencia de que dispongan de cifrado en tránsito.
• Servicios de almacenamiento en la nube de uso general (Google Drive, Dropbox, WeTransfer u otros) que no hayan sido expresamente autorizados por PROCLINICA para esta finalidad.
• Cualquier otro canal no expresamente autorizado por PROCLINICA en la confirmación de la solicitud del servicio.

Si el Cliente remitiera ficheros a través de un canal no autorizado, PROCLINICA lo comunicará de inmediato, solicitará la retransmisión por el canal seguro habilitado y procederá a la destrucción segura de los ficheros recibidos por canal inadecuado sin procesar su contenido. PROCLINICA no asumirá responsabilidad alguna por los perjuicios derivados del incumplimiento por el Cliente de esta obligación.

6. Obligaciones del Cliente en el proceso de importación

Para la correcta ejecución del servicio de importación, el Cliente se compromete a:

• Facilitar los ficheros de datos en los formatos admitidos indicados en la cláusula 3, asegurándose de que la información es completa, veraz y está correctamente estructurada.
• Verificar, antes de la remisión de los ficheros, que dispone de las bases jurídicas adecuadas para el tratamiento y transferencia de los datos personales contenidos en los mismos, en particular respecto a los datos de salud de sus pacientes conforme al artículo 9 del RGPD.
• Facilitar únicamente los datos estrictamente necesarios para la importación, aplicando el principio de minimización de datos conforme al artículo 5.1.c) del RGPD, y evitando incluir en los ficheros información superflua, datos de terceros ajenos a su actividad profesional o datos de categorías especiales no necesarios para la gestión clínica.
• Transmitir los ficheros a PROCLINICA exclusivamente a través del canal seguro habilitado a tal efecto, conforme a lo establecido en la cláusula 5 del presente documento.
• Conservar una copia de seguridad de los ficheros originales hasta que la importación haya sido verificada y validada por el Cliente en la Plataforma.
• Notificar a PROCLINICA, en el plazo de 5 días laborables desde la comunicación de finalización de la importación, cualquier incidencia, error u omisión detectada en los datos importados.
• No incluir en los ficheros datos de pacientes cuyos datos no estén bajo su gestión profesional legítima, ni datos obtenidos de forma ilícita o sin las autorizaciones necesarias.

7. Tratamiento de datos personales en el proceso de importación

Rol de las partes

Durante el proceso de importación de datos, PROCLINICA actúa en todo momento como Encargado del Tratamiento de los datos personales facilitados por el Cliente, quien mantiene la condición de Responsable del Tratamiento. El presente tratamiento queda enmarcado en el Contrato de Encargado del Tratamiento integrado en los Términos y Condiciones del Servicio PROCLINICA.

Naturaleza de los datos y medidas reforzadas

Los ficheros de importación pueden contener datos de categoría especial conforme al artículo 9 del RGPD, en particular datos de salud de los pacientes de la clínica cliente (diagnósticos, tratamientos, evoluciones clínicas). En consecuencia, PROCLINICA aplicará durante todo el proceso de importación las medidas técnicas y organizativas reforzadas exigibles para el tratamiento de esta categoría de datos, incluyendo cifrado de los ficheros en reposo, acceso restringido al personal mínimo necesario y registro de las operaciones realizadas sobre los datos.

Finalidad y limitación del uso

PROCLINICA tratará los datos contenidos en los ficheros de importación exclusivamente para ejecutar el servicio solicitado, es decir, la carga, adaptación e integración de dichos datos en la cuenta del Cliente en la Plataforma. En ningún caso los datos serán utilizados para fines propios de PROCLINICA, cedidos a terceros no autorizados ni empleados para ninguna finalidad distinta a la del encargo.

Acceso restringido al personal

El acceso a los ficheros de importación quedará restringido al personal técnico de PROCLINICA estrictamente necesario para la ejecución del servicio, que estará sujeto a deber de confidencialidad. PROCLINICA garantiza que dicho personal no comunicará ni divulgará los datos a ningún tercero no autorizado.

Minimización y detección de datos excesivos

Si PROCLINICA detectara, durante la revisión previa al proceso de importación, que los ficheros facilitados por el Cliente contienen datos que excedan los necesarios para la finalidad de la importación o datos cuya categoría no corresponda con el tipo de importación solicitada, lo comunicará al Cliente antes de proceder, solicitando la revisión y corrección del fichero. PROCLINICA no importará datos que no sean necesarios para la gestión clínica del Cliente en la Plataforma.

Supresión de los ficheros originales

Una vez que el Cliente haya validado la correcta integración de los datos en la Plataforma o, en su defecto, transcurridos 7 días naturales desde la comunicación de finalización de la importación por parte de PROCLINICA, se procederá a la eliminación segura e irreversible de los ficheros originales facilitados por el Cliente. A petición del Cliente, PROCLINICA emitirá confirmación escrita de dicha eliminación en el plazo máximo de 5 días hábiles desde que se produzca.

8. Responsabilidad

PROCLINICA no será responsable de los errores, omisiones o inconsistencias en los datos importados que sean imputables a la calidad, integridad o formato de los ficheros facilitados por el Cliente. La responsabilidad de PROCLINICA en el proceso de importación se limita a la correcta ejecución técnica del volcado e integración de los datos tal y como han sido facilitados.

El Cliente es el único responsable de verificar la exactitud y completitud de los datos importados una vez finalizado el proceso, así como de comunicar cualquier incidencia en el plazo previsto en la cláusula 6. Transcurrido dicho plazo sin notificación de incidencias, se entenderá que el Cliente ha validado la importación como correcta.

En ningún caso PROCLINICA será responsable de la pérdida de datos del sistema de origen del Cliente. Es responsabilidad exclusiva del Cliente conservar una copia de seguridad de sus datos originales con anterioridad a la solicitud del servicio de importación.

PROCLINICA no será responsable de los perjuicios derivados del incumplimiento por el Cliente de la obligación de utilizar el canal seguro de transmisión establecido en la cláusula 5, ni de las consecuencias derivadas de la transmisión de ficheros a través de canales no autorizados.

9. Procedimiento de solicitud del servicio

Para solicitar el servicio de importación de datos, el Cliente deberá dirigirse al equipo de PROCLINICA a través de los siguientes canales:

Una vez recibida la solicitud, PROCLINICA comunicará al Cliente:

• El canal seguro habilitado para la remisión de los ficheros.
• La tarifa aplicable en función del tipo de datos y formato facilitado.
• La estimación del plazo de ejecución en función del volumen y complejidad de los datos.

El inicio del proceso de importación quedará condicionado a la recepción de la totalidad de los ficheros necesarios a través del canal seguro, y al pago previo de la tarifa aplicable en los supuestos en que esta sea exigible conforme a la cláusula 3.

10. Legislación aplicable

El presente documento se rige por la legislación española aplicable y, en particular, por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y los Términos y Condiciones del Servicio PROCLINICA, disponibles en el sitio web corporativo. Para cualquier controversia derivada del presente servicio, las partes se someten a la jurisdicción de los Juzgados y Tribunales de España.