Términos y Condiciones del Servicio PROCLINICA

El presente documento regula los términos y condiciones (en adelante, los «Términos y Condiciones») del acceso y uso de la plataforma PROCLINICA (en adelante, el «Servicio» o la «Plataforma»), titularidad de Gustavo Alexander Sánchez Villegas (en adelante, «PROCLINICA»), accesible a través de https://app.proclinica.es.

SECCIÓN A — Condiciones Generales del Servicio

1. Identificación y Aceptación

Datos de identificación del prestador del servicio:

El acceso, registro o uso del Servicio atribuye la condición de usuario registrado (en adelante, el «Cliente») y supone la aceptación expresa, íntegra y sin reservas de los presentes Términos y Condiciones, de la Política de Privacidad disponible en https://proclinica.es/privacidad y de la Política de Cookies en https://proclinica.es/cookies. La aceptación electrónica tiene plena validez jurídica conforme al art. 23 de la Ley 34/2002 (LSSICE).

Carácter profesional del Servicio y exclusión del régimen de consumidores

PROCLINICA es un servicio dirigido exclusivamente a profesionales sanitarios, clínicas y centros privados de salud que contratan en el ejercicio de su actividad económica, profesional o empresarial. El acceso a la Plataforma requiere acreditar la condición de profesional sanitario o titular de un centro sanitario privado (mediante la indicación de especialidad y, en su caso, número de colegiado o datos del centro) durante el proceso de registro.

Al contratar el Servicio, el Cliente declara y garantiza expresamente que actúa en calidad de profesional o empresario, en el ejercicio de su actividad sanitaria o de gestión de centros de salud, y no como consumidor o usuario en los términos definidos por el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios (TRLGDCU). En consecuencia, el régimen de protección previsto en dicha norma para los consumidores, incluyendo el derecho de desistimiento regulado en sus artículos 102 y siguientes, no resulta de aplicación a la presente relación contractual.

PROCLINICA no presta sus servicios a personas que actúen con una finalidad ajena a su actividad profesional o empresarial. Si el Cliente no reúne la condición de profesional sanitario o titular de un centro sanitario privado, deberá abstenerse de contratar el Servicio.

2. Definiciones

A los efectos de los presentes Términos y Condiciones, los términos que se indican a continuación tendrán el siguiente significado:

3. Objeto del Contrato

PROCLINICA es una plataforma SaaS de gestión integral para clínicas y consultas privadas que comprende las siguientes funcionalidades:

1. Gestión de pacientes: fichas, historiales clínicos digitales, consentimientos informados, presupuestos y receta electrónica, incluyendo pacientes menores de edad.
2. Gestión de citas y agenda online con portal de pacientes y sincronización con Google Calendar (Google Ireland Limited).
3. Facturación: emisión de facturas con cumplimiento de los sistemas VeriFactu (AEAT) y TicketBAI (territorios forales del País Vasco), gestionados a través de Bilbabit, S.L.
4. Videollamadas entre profesionales y pacientes mediante Google Meet (Google Ireland Limited) y JitsiMeet autoalojado en los servidores de PROCLINICA (OVHcloud, Francia, UE).
5. Recordatorios automáticos de citas por correo electrónico transaccional (Postmark / AC PM LLC), SMS (Brevo / Sendinblue SAS) y WhatsApp Business (Meta Platforms Ireland Ltd.).
6. Registro de jornada laboral de los empleados de la clínica cliente, conforme al Real Decreto-ley 8/2019.
7. Cobros a pacientes integrados mediante Stripe Payments Europe, Ltd.
8. Gestión de la suscripción del Cliente a través de la Plataforma y Stripe Payments Europe, Ltd.
9. Funcionalidades de Inteligencia Artificial (opcionales): resumen automático de historiales clínicos y transcripción de conversaciones médicas, implementadas mediante la API de OpenAI, LLC (licencia de pago).
10. Servicio de importación de datos (opcional, sujeto a tarifa): volcado, adaptación e integración en la Plataforma de datos preexistentes del Cliente procedentes de otros sistemas de gestión clínica, en los términos y condiciones específicos regulados en el documento de Condiciones del Servicio de Importación de Datos el cual será facilitado por PROCLINICA.

PROCLINICA se reserva el derecho de añadir, modificar o retirar funcionalidades del Servicio, notificándolo al Cliente con la antelación suficiente.

El Servicio está diseñado y configurado para su uso exclusivo por parte de profesionales sanitarios y centros privados de salud. PROCLINICA se reserva el derecho de verificar la condición profesional del Cliente durante el proceso de registro y de suspender o resolver el contrato si comprobara que el Cliente no reúne los requisitos profesionales exigidos o que ha facilitado información falsa al respecto.

4. Registro, Alta y Acceso a la Plataforma

Proceso de registro

Para acceder al Servicio, el Cliente debe completar el proceso de registro en https://app.proclinica.es, proporcionando información veraz, completa y actualizada sobre su identidad, especialidad, datos del centro y datos de pago. El Cliente garantiza en todo momento la exactitud y actualidad de la información facilitada.

Período de prueba gratuita

Tras el registro, el Cliente dispone de un período de prueba gratuita de 7 días naturales durante el cual puede acceder a todas las funcionalidades de la Plataforma sin cargo alguno. Para activar el período de prueba es necesario facilitar los datos de tarjeta de crédito o cuenta bancaria en el momento del registro, que serán procesados por Stripe Payments Europe, Ltd. Si el Cliente no cancela el Servicio antes del vencimiento del período de prueba, se iniciará automáticamente la facturación según el plan contratado.

Credenciales de acceso

El Cliente es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y de todas las actividades realizadas bajo su cuenta. Deberá notificar a PROCLINICA de inmediato ante cualquier uso no autorizado en info@proclinica.es.

5. Suscripción, Precios y Facturación

Plan y precio

Gestión de pagos

Los pagos se procesan mediante Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanda), que podrá involucrar a Stripe, Inc. o Stripe, LLC (EE.UU.) para determinadas operaciones técnicas, bajo las garantías de las Cláusulas Contractuales Tipo. PROCLINICA no almacena datos de tarjetas en sus propios servidores; estos son gestionados íntegramente por Stripe con certificación PCI-DSS.

Facturación

La suscripción se facturará mensualmente. La emisión y gestión de facturas electrónicas se realiza con cumplimiento de los sistemas VeriFactu (AEAT) y TicketBAI (territorios forales del País Vasco) a través de Bilbabit, S.L.

Modificación de precios

PROCLINICA podrá modificar los precios con al menos 30 días de antelación por correo electrónico. Si el Cliente no acepta el nuevo precio, podrá cancelar el Servicio conforme a la cláusula 7 antes de la entrada en vigor del cambio.

Impago

En caso de impago, PROCLINICA podrá suspender el acceso al Servicio previo aviso. Si el impago persiste más de 15 días desde la notificación, PROCLINICA podrá resolver el contrato, con las consecuencias sobre los datos previstas en la cláusula 7.

6. Obligaciones de las Partes

Obligaciones de PROCLINICA

• Prestar el Servicio con diligencia y conforme a las especificaciones publicadas.
• Mantener la disponibilidad de la Plataforma con un nivel de servicio razonable, notificando mantenimientos con la mayor antelación posible.
• Adoptar las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas conforme al art. 32 RGPD.
• Tratar los datos del Cliente y de sus pacientes y empleados conforme al Contrato de Encargado del Tratamiento (Sección B).
• Notificar al Cliente, sin demora indebida, cualquier brecha de seguridad que afecte a sus datos.
• Proporcionar soporte técnico en los términos publicados.

Obligaciones del Cliente

• Utilizar el Servicio de conformidad con la ley y los presentes Términos.
• Facilitar información veraz en el registro y mantenerla actualizada.
• Pagar puntualmente la suscripción contratada.
• Cumplir con la normativa aplicable a su actividad sanitaria, incluyendo la normativa de protección de datos respecto a sus pacientes y empleados.
• Informar a sus pacientes del tratamiento de sus datos a través de la Plataforma, incluyendo la sincronización con Google Calendar, el uso de recordatorios automáticos y las funcionalidades de IA, obteniendo los consentimientos necesarios.
• Informar a sus empleados del tratamiento de sus datos de jornada laboral a través de la Plataforma.
• Custodiar con diligencia sus credenciales de acceso y no cederlas a terceros no autorizados.
• Exportar y custodiar los datos antes de la cancelación o en el plazo de 30 días posteriores, conforme a la cláusula 7.
• No utilizar la Plataforma para introducir contenidos ilícitos o contrarios a los derechos de terceros.
• No intentar acceder a datos de otros Clientes, ni realizar ingeniería inversa o cualquier actuación encaminada a vulnerar la seguridad o la propiedad intelectual de PROCLINICA.

7. Cancelación del Servicio y Gestión de Datos tras la Baja

Procedimiento de baja

El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento a través de la siguiente ruta dentro de la Plataforma:

1. Acceda a la Plataforma con sus credenciales en https://app.proclinica.es.
2. Diríjase al menú lateral y seleccione «MI CUENTA».
3. Dentro de «MI CUENTA», acceda a la pestaña «SUSCRIPCIÓN».
4. Pulse el botón de baja. El sistema le redirigirá a Stripe para confirmar la cancelación.

La baja es efectiva en el momento de su confirmación en Stripe. A partir de ese momento, el acceso del Cliente a la Plataforma quedará suspendido de forma inmediata.

Efectos de la cancelación

• El acceso del Cliente a la Plataforma queda suspendido de inmediato.
• Se inicia un plazo de 30 días naturales durante el cual los datos permanecen almacenados en los servidores de PROCLINICA.
• Durante ese período, el Cliente puede solicitar la exportación de sus datos escribiendo a privacidad@proclinica.es.

Obligación de exportación y eliminación definitiva de datos

8. Modificación, Suspensión y Finalización del Servicio

PROCLINICA se reserva el derecho de modificar, suspender o finalizar el acceso al Servicio por adaptación a novedades legislativas, cambios técnicos, motivos de seguridad o decisiones estratégicas, notificando al Cliente con la mayor antelación posible. PROCLINICA podrá suspender de forma inmediata el acceso al Servicio en caso de uso contrario a los presentes Términos o que suponga un riesgo para la seguridad de la Plataforma.

9. Disponibilidad y Limitaciones Técnicas

PROCLINICA no garantiza la disponibilidad ininterrumpida del Servicio. El Servicio se presta «tal y como es» y PROCLINICA no garantiza que esté libre de errores en todo momento ni su compatibilidad universal. PROCLINICA adoptará medidas razonables para minimizar las interrupciones y notificará los mantenimientos programados con la mayor antelación posible.

10. Uso de Servicios de Terceros (Sub-encargados)

La Plataforma utiliza servicios prestados por terceros para su funcionamiento. La lista completa de sub-encargados, con las finalidades de cada tratamiento y las garantías aplicables, figura en la Sección B de los presentes términos, así como en la Política de Privacidad disponible en https://proclinica.es/privacidad.

El uso de la Plataforma puede implicar transferencias internacionales de datos derivadas del uso de proveedores ubicados fuera del Espacio Económico Europeo, realizadas con las garantías adecuadas conforme al art. 46 RGPD (Cláusulas Contractuales Tipo). PROCLINICA no controla ni es responsable del funcionamiento, disponibilidad o decisiones operativas de dichos proveedores.

11. Limitaciones de las Funcionalidades de Inteligencia Artificial

Las funcionalidades de Inteligencia Artificial de PROCLINICA (resumen de historiales clínicos y transcripción de consultas) son herramientas de apoyo al profesional sanitario implementadas mediante la API de OpenAI, LLC. Los resúmenes y transcripciones generados por la IA pueden contener errores, imprecisiones u omisiones, y no sustituyen en ningún caso el criterio clínico del profesional.

PROCLINICA no garantiza la exactitud de los contenidos generados por la IA, ni asume responsabilidad por decisiones clínicas adoptadas basándose exclusivamente en los mismos. El profesional sanitario es responsable de verificar y validar cualquier información generada automáticamente. Estas funcionalidades son opcionales. La clínica es responsable de informar al paciente de su uso y obtener los consentimientos necesarios conforme a la normativa aplicable.

12. Responsabilidad

En la máxima medida permitida por la normativa española aplicable:

• PROCLINICA no será responsable de daños indirectos, lucro cesante o pérdida de datos derivados del uso del Servicio, salvo dolo o culpa grave.
• La responsabilidad total de PROCLINICA no superará el importe abonado por el Cliente en los últimos 3 meses de servicio.
• El Cliente es el único responsable del cumplimiento de sus obligaciones legales como profesional sanitario y como Responsable del Tratamiento de los datos de sus pacientes y empleados.
• PROCLINICA no será responsable de la pérdida de datos derivada del incumplimiento del Cliente de su obligación de exportación en el plazo de la cláusula 7.

13. Derechos de Propiedad Intelectual e Industrial

Titularidad

PROCLINICA es titular de todos los derechos de autor, propiedad intelectual e industrial sobre el software, código fuente, diseño, logotipos, marca y documentación. El acceso al Servicio no confiere al Cliente ningún derecho de propiedad sobre los mismos.

Licencia de uso

Se concede al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, no transferible, no sublicenciable y revocable para el acceso y uso de la Plataforma conforme a estos Términos y mientras el Servicio esté vigente.

Contenido del Cliente

Los datos introducidos por el Cliente en la Plataforma son propiedad del Cliente. PROCLINICA no reivindica ningún derecho sobre dichos contenidos más allá de los necesarios para prestar el Servicio.

14. Modificaciones de los Términos y Condiciones

PROCLINICA podrá modificar los presentes Términos. Cuando los cambios sean sustanciales, notificará al Cliente con al menos 30 días de antelación por correo electrónico o aviso en la Plataforma. Si el Cliente continúa usando el Servicio, se entenderá que acepta los nuevos Términos. En caso de desacuerdo, puede cancelar conforme a la cláusula 7.

15. Servicio de Atención al Cliente y Soporte Técnico

PROCLINICA pone a disposición del Cliente los siguientes canales de atención:

16. Legislación Aplicable y Jurisdicción

Los presentes Términos se rigen por la legislación española, y en particular:

• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), de 27 de abril de 2016.
• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre (LOPDGDD).
• Ley 34/2002, de 11 de julio (LSSICE).
• Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre (Ley General para la Defensa de los Consumidores).
• Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (registro de jornada).

Las partes se someten a la jurisdicción de los Juzgados y Tribunales de España, con renuncia a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

SECCIÓN B — Contrato de Encargado del Tratamiento (CET)

De conformidad con el artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la presente Sección B regula el tratamiento de datos personales que PROCLINICA realiza por cuenta de la clínica cliente. Esta Sección forma parte integrante de los presentes Términos y Condiciones.

CET-1. Partes y Roles

CET-2. Objeto, Naturaleza y Finalidad del Tratamiento

PROCLINICA tratará datos personales por cuenta del Responsable con la finalidad de prestar los servicios de gestión clínica SaaS descritos en la Sección A. Las características del encargo son:

CET-3. Obligaciones del Encargado del Tratamiento (PROCLINICA)

PROCLINICA y todo su personal se obliga a:

1. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento únicamente para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizarlos para fines propios.
2. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones documentadas del Responsable del Tratamiento. Si PROCLINICA considera que alguna instrucción infringe el RGPD, informará inmediatamente al Responsable.
3. Garantizar que las personas autorizadas para tratar los datos se han comprometido a respetar la confidencialidad o están sujetas a una obligación de confidencialidad de naturaleza estatutaria.
4. Adoptar todas las medidas técnicas y organizativas de seguridad requeridas por el artículo 32 RGPD, incluyendo: cifrado TLS 1.3 en tránsito y AES-256 en reposo, autenticación por JWT con expiración y rotación de tokens, control de acceso basado en roles (RBAC) con principio de mínimo privilegio, Row Level Security (RLS) en base de datos, aislamiento multi-tenant, copias de seguridad automáticas cifradas cada 24 horas, logs de auditoría centralizados, separación de entornos y acceso a servidores mediante VPN.
5. Respetar las condiciones para recurrir a sub-encargados, conforme a la lista de la cláusula CET-4, informando al Responsable con al menos 15 días de antelación de cualquier cambio previsto.
6. Asistir al Responsable en la atención de solicitudes de ejercicio de derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación, oposición), así como en el cumplimiento de obligaciones relativas a seguridad, notificación de brechas, evaluaciones de impacto y consulta previa.
7. Notificar al Responsable, sin demora indebida y en todo caso antes de 72 horas desde su conocimiento, cualquier violación de seguridad de los datos personales, facilitando toda la información necesaria.
8. Suprimir o devolver todos los datos personales al Responsable, a su elección, una vez finalizada la prestación del servicio. Transcurridos 30 días naturales desde la baja, los datos serán eliminados de forma definitiva e irreversible.
9. Proporcionar al Responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones del encargado, así como permitir y contribuir a auditorías con preaviso mínimo de 15 días hábiles.
10. Llevar por escrito un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del Responsable, conforme al artículo 30.2 RGPD.

CET-4. Sub-encargados del Tratamiento

El Responsable del Tratamiento autoriza expresamente a PROCLINICA a contratar los siguientes sub-encargados para la prestación del Servicio. Todos ellos están vinculados mediante el correspondiente contrato de tratamiento de datos (DPA). PROCLINICA informará al Responsable con al menos 15 días de antelación de cualquier cambio previsto en los sub-encargados:

CET-5. Tratamiento de Datos de Menores de Edad

La Plataforma permite al Responsable gestionar pacientes menores de edad. PROCLINICA aplicará las mismas medidas de seguridad reforzadas a los datos de menores. El Responsable asume la obligación de:

• Obtener el consentimiento del representante legal del menor antes de introducir sus datos en la Plataforma.
• Documentar dicho consentimiento y mantenerlo disponible.
• Atender las solicitudes de ejercicio de derechos del representante legal del menor.

CET-6. Tratamiento de Datos de Empleados — Registro de Jornada Laboral

En lo relativo a la funcionalidad de registro de jornada laboral de los empleados de la clínica cliente:

• PROCLINICA actúa como Encargado del Tratamiento de los datos de los trabajadores de la clínica.
• La clínica actúa como Responsable del Tratamiento.
• El tratamiento se realiza en cumplimiento del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo.
• La clínica deberá informar a sus trabajadores del tratamiento de sus datos a través de la Plataforma.

CET-7. Medidas Técnicas y Organizativas de Seguridad

PROCLINICA implementa las siguientes medidas de seguridad conforme al artículo 32 RGPD:

CET-8. Derechos de Auditoría del Responsable del Tratamiento

El Responsable tendrá derecho a realizar auditorías o inspecciones sobre el cumplimiento del presente CET, por sí mismo o a través de un auditor autorizado, con preaviso mínimo de 15 días hábiles. PROCLINICA colaborará activamente facilitando acceso a la información y sistemas necesarios para verificar el cumplimiento de las obligaciones del encargado.

CET-9. Responsabilidad en Caso de Incumplimiento

En caso de que PROCLINICA, como Encargado del Tratamiento, incumpla el presente CET y determine por sí mismo los fines y medios del tratamiento, será considerado Responsable del Tratamiento a todos los efectos del RGPD. El Responsable del Tratamiento (clínica) será el único responsable frente a los interesados y las autoridades de control por las infracciones derivadas del incumplimiento de sus propias obligaciones.

CET-10. Vigencia y Extinción del Contrato de Encargado

El presente CET estará vigente mientras dure la relación contractual regulada por los presentes Términos. Su extinción se producirá simultáneamente a la del contrato de servicio, conllevando la eliminación definitiva de todos los datos transcurridos 30 días desde la fecha de baja conforme a la cláusula 7 de la Sección A.